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Responsable administratif de la scolarité

  • Formation
  • Administration
  • Institut (les 3 sites)

Description de l’emploi

Portail des métier IT du CNRS

Composante de l'Institut d'Optique

DGAE

Signature responsable des crédits ou responsable de groupe

Riad HAIDAR

Signature du directeur d’unité ou de composante

Agnès SECKLER

Branche d’Activité Professionnelle 

IE BAP J

Corps/ Grade

Ingénieur d'étude

intitulé du poste (emploi-type)

Chargé de gestion administrative et d’aide au pilotage - J2C24

CONTEXTE

Au sein d’une école d’ingénieur, l’agent est responsable d’un service multi-sites de scolarité en formation initiale composé de 7 personnes (1 catégorie A, 3 catégorie B et 3 catégorie C). Le service prend en charge les étudiants de leur inscription à leur diplomation sur les diplôme ingénieur (effectif majoritaire), master, doctorat et mastère.

L’agent est placé sous l’autorité hiérarchique du DGAE

MISSIONS

L'agent supervise la gestion administrative de l'offre de formation de l'Institut d'Optique. Il développe les évolutions organisationnelles nécessaires afin de délivrer un service de qualité aux différents acteurs et usagers de la fonction scolarité : étudiants, enseignants-chercheurs, enseignants, agents des autres fonctions intervenant en interaction avec la fonction scolarité.

ll assiste la direction et la direction des études dans le pilotage de I'offre de formation.

Conditions particulières d'exercice :

- Disponibilité requise en périodes d'inscriptions, d'examens, concours et de candidatures des étudiants.

- Déplacements à prévoir sur les sites de l'Institut d'Optique à Saint-Étienne et à Bordeaux.

- Restructuration du service dans un contexte d'implémentation d'un nouveau système d'information.

ACTIVITÉS

Pilotage du service de scolarité

- Coordonner l’activité du service en relation avec le Directeur de l’école et le Directeur des études.

- Piloter et animer l'équipe de la scolarité.

- Réaliser des procédures et les faire appliquer par les membres de l’équipe.

- Suivre et appliquer la règlementation du domaine.

- Coordonner l'implémentation d'un nouveau système de gestion pour l'équipe de la scolarité.

Activités liées à la gestion de la scolarité

- Coordination des emplois du temps (planning annuel et hebdomadaire)

- Contrôler la mise en œuvre des décisions de jury

- Coordonner les inscriptions administratives et pédagogiques

- Suivre les effectifs des élèves (arrivées, départs, césure, séjour à l'étranger...)

- Contrôler et signer les conventions de stage

- Organiser et participer aux réunions du secteur formation (Conseil de la formation, Comité de Direction de la Formation)

Activités liée à la gestion de la vie étudiante

- Gérer les situations complexes et cas particuliers des étudiants

- Suivi et encadrement des associations étudiantes (subventions, autorisations d'évènements, locaux...)

Activités générales du service

- Participer à l’établissement du budget du secteur formation, engagement des dépenses

- Organiser la cérémonie de remise des diplômes en relation avec le service communication

- Coordonner la remontée d'informations pour les enquêtes (Ministère, CGE, CROUS...)  et pour les audits (CTI, HCERES)

- Suivi des conventions (partenariat avec d'autres établissements, logiciels...)

COMPÉTENCES SOUHAITÉES

- Capacité d'adaptation à de nouveaux logiciels de gestion

 Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière, des statuts des personnels relatifs aux établissements d’enseignements supérieurs

- Connaissance de la réglementation relative à la Scolarité et aux formations universitaires

- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires ou internes dans le contexte de la structure

- Savoir élaborer et piloter la réalisation des actes en relation avec la fonction scolarité

- Maîtriser les techniques de management d'équipe. Savoir piloter, animer les équipes et organiser un service (répartition des tâches, définition des priorités,  planification  des actions, estimation  des besoins, conduite d’entretien et de réunion, gestion  des  conflits et  négociation, conduite du changement, ...)

- Maîtriser les outils informatiques courants (Word, Excel)

- Connaissance d'outils de gestion de base de données appréciées

- Aptitudes relationnelles avec  des interlocuteurs variés : avec les étudiants, les équipes, les organismes institutionnels et les partenaires  (autres écoles, établissements d’enseignement supérieur, ...) ; maîtrise de soi et sens de la diplomatie : capacité au dialogue et à la concertation

- Capacité d’analyse de situations complexes et capacité à formuler des propositions prenant en compte le contexte

- Rigueur, esprit d’équipe, autonomie

- Capacité à diriger une équipe et à rendre compte

- Capacité à conduire un entretien d'évaluation des agents

- Capacité à fixer et à hiérarchiser les priorités

Une expérience dans le domaine de la gestion de la scolarité dans un établissement d'enseignement est souhaitable.

CHAMP RELATIONNEL

Travail en liaison fonctionnelle avec le Directeur Général Adjoint à l'Enseignement et le Directeur des Études du cycle d'ingénieur.

Travail  en réseau, avec ses homologues de l'Université Paris-Saclay.

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