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Technicien en gestion administrative

  • Institut
  • Chercheur enseignant-chercheur
  • Institut (les 3 sites)

Description de l'emploi

Branche d’Activité Professionnelle : J – Gestion et Pilotage
CORPS / grade : Catégorie B – Technicien
Intitulé du poste (emploi-type) : Technicien-ne en gestion administrative (J4C42)
Composante de l'Institut d'Optique : DGAE

MISSION :

Assurer la gestion administrative et pédagogique des élèves de 3e année du Diplôme d’Ingénieur, des élèves en Master et Mastère, ainsi que des doctorants inscrits à l’Institut d’Optique.

ACTIVITÉS :

- Accueillir et informer les étudiants et les enseignants.
- Assurer les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants et gérer leur dossier (vérification des pièces justificatives, frais de scolarité, suivi et validation des bourses…).
- Saisir et mettre à jour les données dans le nouveau système d’information « SynapseS ». En vérifier l’exactitude et la cohérence.
- Saisir, diffuser et mettre en œuvre l’emploi du temps (activités pédagogiques, intervenants, salles).
- Organiser les examens (première session et rattrapages) et gérer les résultats (saisie et publication des notes).
- Préparer les jurys (tableaux des résultats) et mettre en œuvre leurs décisions.
- Assurer un suivi des élèves en parcours extérieurs (doubles diplômes en France et à l’étranger).
- Contrôler les absences des élèves.
- Vérifier la présence des intervenants.
- Gérer les conventions de stage et organiser les soutenances.
- Gérer les missions des élèves ingénieurs de 3e année (dossiers de demande de remboursement…).
- Participer à l’organisation des événements de l’Ecole, notamment la cérémonie de remise des diplômes.
- Gérer les demandes de retrait de diplôme.
- Produire divers documents de scolarité (certificats de scolarité, relevés de note, convocations, courriers, attestations diverses…).
- Répondre aux demandes d’information (données chiffrées,…)
- Gérer les listes de diffusion (membres, mises à jour, etc.)
- Classer et archiver des dossiers et documents.

  • Doctorat (en lien avec l’assistante de l’école doctorale) :

- Assurer les inscriptions administratives des doctorants et suivre leur dossier (pièces justificatives, droits de scolarité, signatures…).
-  Participer à l’organisation des soutenances de thèse : documents officiels de soutenance, convocation des membres du jury, lien avec la bibliothèque pour le dépôt du manuscrit.
- Remettre les diplômes dans le respect de la procédure de l’Université Paris-Saclay.

COMPÉTENCES :

  • Connaissances, savoirs :

- Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur, si possible d’une école d’ingénieurs. 
- Connaissance des techniques de gestion administrative et d’élaboration de documents.
- Connaissance de la règlementation et des procédures du domaine scolarité.
- Connaissance des partenaires de l’école.
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage.
- Techniques de communication orale et écrite.

  • Savoir-faire :

- Analyser et gérer les demandes d’information.
- Mettre en œuvre et faire respecter les procédures et les règles relatives aux inscriptions et au suivi de la scolarité des élèves ingénieurs.
- Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances dans un cadre de gestion complexe.
- Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers, de situations particulières et alerter au besoin.
- Communiquer efficacement et faire preuve de pédagogie. 

  • Connaissance et bonne pratique des logiciels suivants :

- Outils informatiques courants : Messagerie, Excel, Word (notamment publipostage)
- La connaissance du logiciel SynapseS serait un plus (Système d’information enseignement, développé dans le cadre d’un consortium de plusieurs écoles d’ingénieurs du réseau ParisTech), à défaut, d’un logiciel de gestion scolarité.

  • Savoir-être :

- Rigueur et sens de l'organisation
- Sens relationnel
- Autonomie
- Capacité à travailler en équipe et à rendre compte
- Polyvalence et réactivité
- Capacité à anticiper les échéances et respecter un calendrier de travail

CONTEXTE :

Au sein d’une école d’ingénieurs reconnue d’utilité publique, le service de la scolarité est en charge de l’organisation de l’enseignement (formation initiale et continue), ainsi que de la gestion et du suivi administratifs et pédagogiques de la scolarité des élèves ingénieurs, mais aussi des étudiants en master et en doctorat de l’Institut d’Optique. Il est composé de 8 personnes travaillant dans un contexte d’implémentation et de déploiement progressif d’un nouveau système d’information (SynapseS). L’agent est placé sous la supervision d’un responsable administratif et travaille en étroite collaboration avec un responsable pédagogique enseignant. L’activité est organisée sous forme de guichet unique. L’agent est l’interlocuteur administratif unique des étudiants et des enseignants.

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